Fakturering
Når du skal opprette en faktura kan du gjøre det forskjellige steder. Ved å gå til faktura i sidepanelet kan du lage en manuell faktura hvor du fyller ut alle boksene selv. Den enkleste måten å fakturere på er fra kalendersiden din. Her kan du trykke på en avtale og fakturere, hvor informasjonen til behandlingen blir automatisk fylt inn.
Manuell fakturering
Manuell fakturering
For å legge til en ny faktura, gå til 'Fakturaer' i menylinjen og klikk på 'Opprett ny faktura'. Du kan også trykke på en booking direkte i kalenderen din og deretter velge 'Opprett ny faktura'.
Nå får du opp en faktura som inneholder informasjonen tilknyttet deg, men de resterende feltene er tomme. Hvis du ikke har en tidligere behandling å velge under ordrelinjer må fylle ut hvert felt manuelt.
Får du opp en tidligere behandling og velger denne så vil informasjon fra denne avtalen automatisk legges inn.
Bekreft opprettelsen av fakturaen ved å trykke oppe i det venstre hjørnet.
Fakturering fra avtaleboken
Fakturering fra avtaleboken
Den enkleste måten å fakturere en pasient på er å trykke på en spesifikk avtale i kalenderen. Da får du opp avtaleinformasjonen som du fakturere direkte fra. Nedenfor ser du hvordan:
Klikk på avtalen i kalenderen
2. Velg Faktura&betaling i boksen om avtaleinformasjonen.
3. Velge mellom 4 alternativer og det alternativet som passer deg best. Se bildet nedenfor:
Rediger på fakturasiden: du får opprettet et utkast på en faktura, som du senere må godkjenne, sende og eventuelt markere som betalt.
Opprett og send faktura: systemet oppretter en faktura basert på all informasjon som ligger på avtalen. Denne fakturaen vil automatisk sendes.
Opprett og markert som betalt i dag: systemet oppretter en faktura basert på avtaleinformasjonen. Du velger hvilken betalingsmetode fra rullegardinen som kommer etter dette valget, og systemet registrerer betalingen.
Opprett faktura: systemet oppretter en faktura som du senere må sende selv, og senere markere som betalt selv.
4. Hvis jeg velger opprett og markert som betalt i dag får jeg det valget her:
Som eksempel velger jeg annen betalingsmetode. Systemet oppretter nå en faktura og markerer denne som betalt.
5. Den betalte fakturaen kobles til avtalen (avtaleinformasjon).
Fakturaen vil nå bli tilkoblet avtalen med pasienten, men også legge seg under alle fakturaer på fakturasiden. Hvis du trykker på samme avtale igjen (steg 1 igjen), vil du se at fakturaen ligger på avtaleinformasjonen:
EHF-fakturering
EHF-fakturering
Først må du aktivere appen:
Først må du aktivere appen:
Aktiver EHF som app ved å gå til Apps i sidepanelet og aktiver appen her. Deretter kommer veiledningen nedenfor.
Først vil du få en beskrivelse av funksjonen og litt generell informasjon om EHF-fakturering. I neste trinn blir du bedt om å angi dine standard betalingsbetingelser. Det vil si hvilken betalingsmetode du ønsker å bruke, kontoopplysninger og når betalingen senest skal skje. Denne informasjon vil være synlig på EHF-fakturaen for mottakeren. Til slutt trykker du på 'Aktiver'.
Så snart appen er aktivert vil det dukke opp en knapp for innstillinger. Her kan du når som helst endre dine betalingsalternativer og informasjon. Du kan også gå til 'Innstillinger' --> 'EHF' for å finne frem til samme sted. Husk alltid å trykke på Lagre innstillinger når du har foretatt endringer
Send EHF faktura
Send EHF faktura
For å sende en EHF-faktura, start med å gå til 'Fakturaer' i menylinjen. Velg deretter den fakturaen du ønsker å sende som EHF-faktura, eller opprett en ny. Øverst på siden er det knapp 'Mer', som åpner en rullegardinmeny. Her finner du blant annet alternativet 'Send EHF-faktura'.
Når du har fylt inn nødvendig informasjon vil navnet på mottakeren synliggjøres øverst på siden. Alle virksomheter som er registrert som mottakere av EHF-fakturaer i ELMA-registeret ligger i en samlet oversikt og kan søkes opp vha. et organisasjonsnummer her.
Dersom organisasjonsnummeret er ugyldig eller ikke registrert i ELMA, vil det komme opp en feilmelding og EHF-fakturaen kan ikke sendes. Vennligst dobbeltsjekk at du skrevet inn riktig organisasjonsnummer og forsikre deg om at bedriften har godkjent mottakelse av EHF-fakturaer.
Så snart alt er på plass kan du trykke på 'Send'-knappen. Det kan gjerne gå noen få minutter før fakturaen sendes ut fra systemet. Etter en kort stund mottar du en bekretfelse (eller avkreftelse) på at utsendelse av EHF-fakturaen lykkes. Dette kan ses under 'All aktivitet' i varslingssenteret ditt.
Statistikk
Statistikk
Vår integrerte statistikkfunksjon gir deg en omfattende oversikt over din ytelse innen operasjonell effektivitet, økonomiske resultater, kundeinnsikt og arrangementer. Dette hjelper deg med å ta smarte beslutninger og optimalisere virksomheten basert på presise og lettfattelige data.
Statistikksiden er intuitivt delt inn i hovedområder for å gi deg en tydelig og strukturert oversikt:
Automatisk datainnsamling og sanntidsvisning: All data som genereres i systemet – fra kalenderavtaler og deres varighet til utstedte fakturaer – registreres automatisk og vises umiddelbart i dine statistikkrapporter. Dette eliminerer behovet for manuell datainnsamling og sikrer at du alltid har en oppdatert oversikt over virksomhetens nøkkeltall.
Driftsmessig effektivitet
Dette området gir deg detaljert innsikt i effektiviteten av den daglige driften. Du kan tilpasse visningen ved å velge en spesifikk periode (enten forhåndsdefinert eller egendefinert start- og sluttdato), samt filtrere etter spesifikke kalendere og ansatte for å fokusere på de mest relevante dataene for din analyse.
Nøkkeltall for avtaler: Øverst på siden finner du sentrale nøkkeltall for avtalene dine, inkludert:
Avbestillinger: Få oversikt over antall avlyste avtaler. Dette hjelper deg å identifisere mulige problemer i bookingsystemet eller kommunikasjonen med klientene.
Ikke møtt: Se hvor mange klienter som ikke møtte opp til avtalen sin. Dette kan indikere behov for justering av påminnelser eller retningslinjer for uteblivelser.
Avtaler ikke startet: Innsikt i avtaler som er booket, men ikke påbegynt.
Gjennomførte avtaler: Det totale antallet fullførte avtaler i den valgte perioden.
Disse nøkkeltallene gir deg rask oversikt over effektiviteten i planleggingen og viser hvor du kan forbedre prosessene dine.
Fordeling av avtaler og tjenester: Deretter vises en visuell fordeling av:
Avtaler i kalendere: Innsikt i hvilke kalendere som er mest booket og hvordan arbeidsmengden fordeles.
Tjenester i avtalene: Klarhet i hvilke tjenester som er mest populære blant klientene. Dette er verdifull informasjon for å optimalisere tjenestetilbud og markedsføring.
Antall avtaler og timer med klienter over tid: Grafer viser utviklingen i:
Antall avtaler med klienter: Følg antall bookede avtaler måned for måned.
Antall timer med klienter: Se totalt antall timer brukt på klientavtaler per måned.
Dette gir innsikt i travle perioder og hjelper med ressursplanlegging, identifisering av sesongvariasjoner og prissetting.
Gjennomsnitt og fordeling av behandlere (hvis relevant): Hvis virksomheten har flere behandlere innen samme fagområde, ser du:
Gjennomsnittlig ytelse: Antall behandlere og gjennomsnittlig antall avtaler per behandler.
Fordeling av behandlere: Visuell sammenligning av behandlere basert på valgte parametere.
Ansattoversikt: Nederst finner du en detaljert oversikt over dine ansatte, inkludert:
Profesjon: Ansattes primære yrke.
Antall avtaler: Totalt antall avtaler håndtert i den valgte perioden.
Dato for siste avtale: Når den ansatte sist hadde en avtale.
Totalt fakturert beløp: Det totale beløpet fakturert for avtalene håndtert av den ansatte.
Denne oversikten gir et solid grunnlag for å evaluere teamets innsats og fatte informerte beslutninger om ressursstyring og utviklingsmuligheter.
Finansiell ytelse
Dette området gir deg et klart og nøyaktig bilde av din økonomiske ytelse i valgt periode.
Fakturaoversikt og inntekter: Viser alle fakturaer og det totale fakturerte beløpet. Ved å holde musepekeren over elementene vises nøyaktige beløp.
Inntektsgrafer: Visuelle grafer viser utviklingen av inntektene dine over tid. Dette er nyttig for å:
Identifisere trender: Er inntektene økende, synkende eller stabile?
Evaluere vekst: Måle økonomisk fremgang over tid.
Sammenligne ytelse: Sammenligne inntekter måned for måned eller år for år for å se sesongvariasjoner og effekten av endringer i driften.
Dette gir deg innsikten du trenger for å forstå økonomien din, planlegge fremover og sette realistiske mål.
Kundeinnsikt
Gir verdifull innsikt i kundegrunnlaget ditt.
Første booking vs. tilbakevendende bookinger: Se hvor mange nye kunder som booker første gang og hvor mange som kommer tilbake. Du kan se dette for én klient eller alle klienter.
Antall klienter med avtaler: Totalt antall unike klienter med minst én avtale i perioden.
Gjennomsnittlig antall avtaler per klient: Viser kundelojalitet og hyppighet av gjenbesøk.
Fordeling av avtaler basert på tidspunkt: Grafer viser når avtaler vanligvis bookes og gjennomføres:
Populære bookingtidspunkter: Hvilke tider på døgnet eller uken klientene foretrekker.
Travle perioder: Når etterspørselen er høyest, slik at du kan bemanne og planlegge deretter.
Denne informasjonen hjelper deg med å forstå kundeadferd, målrette markedsføring og effektivisere driften.
Arrangementer
Hvis klinikken din holder arrangementer, gir dette området oversikt over hvordan disse har prestert.
Eventstatistikk: Viser nøkkeltall for arrangementene dine, som:
Antall deltakere: Totalt antall deltakere.
Omsetning: Inntekt generert fra arrangementene.
Oversikt over arrangementstyper: Fordeling av hvilke typer arrangementer som er holdt.
Ved å holde musepekeren over et spesifikt arrangement får du mer detaljer, som hjelper deg med å evaluere suksessen og planlegge fremtidige arrangementer.
Vi håper denne veiledningen gir deg en grundig forståelse av hvordan du bruker statistikksiden til å få verdifull innsikt i virksomheten og ta datadrevne beslutninger. Ved å analysere statistikken kan du forbedre driften, styrke økonomien, forstå kundene dine bedre og evaluere arrangementer mer effektivt.
Husk at du kan tilpasse visningen i de fleste områder ved å velge perioden og filtrene som passer best for analysen din.
Rapporter og dine inntekter
Rapporter og dine inntekter
Systemet vårt er ikke et komplett regnskapssystem, men det finnes en rekke funksjoner som hjelper deg med å holde oversikt over inntektene dine. En av de sentrale funksjonene er 'Rapporter', som tillater deg å laste ned en rapport over alle inntektene dine.
Hvordan laste ned rapporter manuelt
Først aktiverer du appen Rapporter som du finner på Apps-siden. Når appen er aktivert, kan du gå til 'Fakturaer' i den øvre menylinjen for å laste ned en rapport manuelt. Klikk på Hent rapport øverst på siden, og velg deretter mellom hvilke datoer du vil motta informasjon om fakturaene dine:
Til slutt klikker du på 'Last ned' for å laste ned rapporten som en PDF-fil.
Motta rapport-oppdateringer daglig, ukentlig eller månedlig
Du kan også velge å motta oppdateringer om inntektene dine med jevne mellomrom - direkte til din personlige e-postaddresse. Gå til 'Innstillinger' --> 'Rapporter' og velg hvor ofte du vil at en rapport skal sendes:
Du kan også velge å sende rapporten til flere e-postadresser. Det kan for eksempel være nyttig hvis du har en regnskapssjef som trenger detaljert informasjon om inntektene dine. Til slutt klikker du på 'Lagre innstillinger' for å aktivere funksjonene.
Hent rapporter for de ansatte
Den nye funksjonen "rapporter" kan du nå laste ned rapporter for dine ansatte/innleiere. Det betyr at du kan generere en rapport for en bestemt ansatt i en bestemt periode. Rapporten vil inkluderer informasjon om inntekter tilknyttet den ansatte, både i form av fakturaer og betalinger gjennom EasyPay.
Regnskapsrapporter
Inne på innstillinger rapporter kan du hente ut fire rapporter i tillegg til de vist over. Disse er for innbetalinger, omsetning, utestående og dagsrapport.
Først velger du hva slags type rapport du ønsker å laste ned. Deretter velger du ansatte (eller klinikk), og velger periode sist. For å laste ned rapporten må du trykke på 'opprett rapport', og du vil få en PDF-fil med informasjonen tilknyttet den rapporten du valgte.