På en klinikk eller i en bedrift er det som regel et visst antall ansatte som utfører ulike oppgaver. Ansatte som har forskjellige roller trenger ofte ulike tilgangsrettigheter.
På denne siden kan du lese om hvordan du oppretter ansattprofiler for dine ansatte, lager rettighetsgrupper basert på de ulike funksjonene de har, og tildeler disse til den enkelte ansatte. På denne måten får hver ansatt tilgang til den informasjonen som er relevant for dem. Du kan opprette så mange ansatte du ønsker, og styre hva de kan og ikke kan se.
Her har vi en introduksjonsvideo til "Ansatte"-appen:
Aktivering av "Ansatte"-appen
For å aktivere "Ansatte"-appen, går du til “Apper” og finner “Ansatte” under kategorien “vesentlige apper”:
Når du aktiverer appen, vil du bli spurt om du ønsker å bruke noen av våre forhåndsdefinerte rettighetsgrupper for å komme godt i gang. Her markerer du de gruppene du mener er relevante for din klinikk, og trykker på "Aktiver".
Når den er aktivert, vil du få muligheten til å klikke på Innstillinger-knappen. Deretter kommer du til siden hvor du kan opprette dine ansatte.
Denne siden kan også nås ved å gå til Innstillinger → Brukeradministrasjon.
Her finner du en oversikt over de ansatte som er opprettet, og du kan se hvem som er kontoeier.
Opprettelse av rettighetsgrupper
Før du begynner å opprette ansatte, anbefaler vi at du oppretter rettighetsgrupper basert på funksjonene de skal utføre.
Gå til Grupper-menyen, og klikk på en eksisterende gruppe eller velg Opprett ny gruppe. Du vil da få muligheten til å gi gruppen et navn og tilpasse tilgangsrettighetene.
Tilgangsrettighetene vil være delt inn i ulike områder/kategorier, noe som forhåpentligvis gjør det enda enklere for deg å finne de riktige innstillingene. Du kan klikke på hvert område for å se de spesifikke innstillingene innenfor hvert område.
Eksempel: Innenfor rettighetsområdet Klienter kan du velge i hvilken grad (se, redigere, slette eller ingen tilgang) dine ansatte skal ha tilgang til enten sine egne eller alle klienter, samt fakturaer og journaler.
Når du har valgt de ønskede rettighetene, må du huske å klikke Lagre. Da vil den eller de ansatte som er knyttet til gruppen, få oppdatert tilgangsrettighetene sine. Du kan også legge til nye brukere i gruppen for å gi dem de samme tilgangsrettighetene.
Opprettelse av en ansatt
For å opprette en ny ansatt, klikker du på knappen Opprett ansatt og da vil et nytt vindu åpnes. Her kan du legge inn: bilde, navn, e-post, telefonnummer, stilling, kalender, samt hvilke rettighetsgrupper den ansatte skal være en del av. Du kan velge flere grupper dersom den ansatte har ulike funksjoner.
HUSK: I henhold til vår prismodell tilbyr vi gratis medarbeiderinnlogging for resepsjonister og regnskapsførere som ikke også er behandlere. Det er derfor viktig å velge riktig yrkestittel under Yrke.
Klienttilganger (Innstillinger)
Så snart du har opprettet dine ansatte, kan du velge hvilken tilgang de skal ha når nye klienter registrerer seg eller booker en avtale. Denne innstillingen finner du under Innstillinger > Brukeradministrasjon > Innstillinger.
Her har du mulighet til å gi alle ansatte tilgang til å se nye klienter, eller tilgang til å se og redigere nye klienter.
Det finnes også en Ikke gjør noe-mulighet, dersom du ikke ønsker at tilgang skal tildeles automatisk.
Når du har satt opp disse tilgangene, kan klientene dine begynne å bidra til klinikken din på den måten du ønsker
Hva kan en ansatt gjøre i systemet?
En ansattkonto kan stort sett gjøre alt det kontoeieren kan, avhengig av hvilke tilgangsrettigheter de har fått. Hvis de har fått rettigheter til å redigere Innstillinger, vil de kunne endre nesten alle innstillinger – både knyttet til abonnement og medarbeiderinnstillinger.
Vær derfor oppmerksom på at du kun gir denne tilgangen til brukere som skal ha full administratorrettighet.
En ansatt kan likevel aldri endre sine egne rettigheter eller kontoeierens tilgang, og de kan heller ikke se aktivitetslogger i klientjournaler. Dette er kun tilgjengelig for kontoeieren.
Hvordan tildeler man klienter til sine ansatte?
Du kan manuelt tildele en klient til en ansatt når du oppretter en avtale. Når du lager en ny avtale med en klient, vil det være en nedtrekksmeny med dine ansatte. Her kan du velge den ansatte du ønsker å tildele klienten til.
Hvis du ikke ønsker å gjøre dette manuelt, kan det også gjøres via Online Booking. Dette gjør du ved å gjøre dine ansattes kalendere tilgjengelige for klientene. Gå til Innstillinger > Online Booking > Ledige tider.
Her vil du kunne se og velge mellom alle opprettede kalendere. Hvis du gjør en kalender tilgjengelig, vil klienter kunne booke direkte i den ansattes kalender. På denne måten blir klienten automatisk tilknyttet den aktuelle ansatte.
Hvordan kan jeg deaktivere/slette en ansatt?
Ansatte-appen inneholder også en funksjon som lar deg deaktivere ansatte og hindre dem i å logge inn. Du finner denne knappen når du redigerer en ansatt (Innstillinger > Brukeradministrasjon > Klikk på den aktuelle ansatte)
Når du klikker på knappen, blir den ansatte umiddelbart logget ut av systemet og kan ikke logge inn igjen før vedkommende blir aktivert på nytt. Knappen vil da endre navn til Aktiver.
Ingen av den ansattes data blir slettet ved deaktivering. Det blir heller ikke belastet noe abonnement for deaktiverte ansatte.
OBS: Deaktivering anbefales dersom du ikke lenger ønsker å betale for en ansatt, men fortsatt vil beholde medarbeiderkontoen i systemet. Du kan også slette den ansatte ved å bruke Slett-knappen. Dette sletter den ansatte, men beholder kalenderen og avtalene knyttet til den.
FAQ
Hvordan får mine ansatte varsler om nye bookinger?
Hvordan får mine ansatte varsler om nye bookinger?
Hvis du vil sette opp varsler for nye bookinger til dine ansatte, kan dette gjøres under Innstillinger > E-post og SMS > Klientavtaler. Les mer om dette i vår veiledning for E-post og SMS – Klientavtaler.
Hva skjer med tilgangsrettighetene jeg ga mine ansatte før Brukeradministrasjon ble innført?
Hva skjer med tilgangsrettighetene jeg ga mine ansatte før Brukeradministrasjon ble innført?
Dine eksisterende ansatte vil ikke oppleve noen endringer i tilgangsrettighetene sine – de tidligere innstillingene forblir som de er.
Hvis du som hovedbruker allerede har tildelt spesifikke rettigheter til enkelte brukere, vil disse rettighetene fortsatt gjelde, helt til du selv velger å oppdatere eller endre dem via den nye brukeradministrasjonen.
Med andre ord, rettighetene til dine ansatte vil kun endres dersom du:
Legger dem til i en ny gruppe
Endrer tilgangsrettighetene for deres nåværende gruppe
Det er alltid lurt å gå gjennom tilgangsrettighetene i de gruppene som er opprettet i systemet, for å se hvordan de nye innstillingene ser ut – og for å kontrollere om noe bør oppdateres.
Brukerne mine har ulike tilgangsrettigheter til individuelle kalendere – hvordan håndteres dette?
Brukerne mine har ulike tilgangsrettigheter til individuelle kalendere – hvordan håndteres dette?
Tilgangsrettigheter til kalendere kan fortsatt administreres individuelt for hver enkelt ansatt.
Eksempel: Hvis dere har ti ulike kalendere, og har spesifisert nøyaktig hvilke kalendere hver ansatt skal kunne se, redigere, eller ikke ha tilgang til, så vil disse individuelle rettighetene også bli videreført.
Du kan se og dobbeltsjekke disse rettighetene ved å gå til Innstillinger > Brukeradministrasjon, åpne Brukere-menyen og klikke på en ansatt. Velg deretter Kalendere.
Selv om en bruker har spesifikke kalenderrettigheter som ikke er like for hele gruppen, kan dette fortsatt administreres individuelt. I brukerens gruppeinnstillinger må de ha tilgang til egne kalendere for at disse individuelle kalenderrettighetene skal gjelde. Alternativt kan du gi en gruppe tilgang til alle kalendere – se neste punkt for mer informasjon om dette.
Hva skjer hvis en bruker ikke er tildelt en gruppe?
Hva skjer hvis en bruker ikke er tildelt en gruppe?
Hvis en bruker ikke er lagt til i en gruppe, vil vedkommende ha begrensede rettigheter – eller kanskje ikke tilgang til nødvendige funksjoner for å jobbe effektivt. Vi anbefaler derfor at du alltid tildeler brukerne dine en gruppe, slik at de får riktige tilgangsrettigheter.
Er det en grense for hvor mange grupper jeg kan opprette?
Er det en grense for hvor mange grupper jeg kan opprette?
Nei, det finnes ingen grense for hvor mange grupper du kan opprette. Du kan lage så mange grupper du trenger for å sikre at alle ansatte har de nødvendige tilgangsrettighetene.