Oppgaver-appen er designet for å effektivisere arbeidsflyt ved å samle oppgaver som krever handling og gi deg en oversikt over daglige hendelser. Den automatiserer opprettelse og kategorisering av oppgaver, med fokus på viktige områder som krever oppmerksomhet.
Støttede oppgavetyper
Appen kan brukes på to måter. Appen oppretter automatisk og kategoriserer forskjellige oppgavetyper, slik at du kan holde øye med at disse blir utført. I tillegg kan du med appen selv opprette interne oppgaver, hvor du samtidig også kan markere viktige oppgaver som krever spesiell oppmerksomhet.
Interne oppgaver
Opprettes manuelt av deg. Det er i denne oppgavetypen dine egne opprettede oppgaver vises som utgangspunkt.
Når du oppretter en intern oppgave, kan du selv endre:
Beskrivelse
Tidsfrist (Deadline)
Ansvarlig medarbeider
Tilknyttet klient
Om oppgaven er viktig eller ikke
Interne oppgaver vises i oppgavetypen "I dag" dersom tidsfristen faller på den aktuelle dagen. På denne måten har du alltid oversikt over hva som krever oppmerksomhet.
OBS Oppgavetyper
Opprettes av deg manuelt – du oppretter denne oppgavetypen ved å markere en oppgave som «Viktig» når du oppretter den.
Denne oppgavetypen fungerer dermed på samme måte som interne oppgaver, hvor du selv kan endre beskrivelse, tidsfrist (deadline), ansvarlig medarbeider samt tilknyttet klient.
"I dag"-oppgavetype
Kategorien "I dag" viser automatisk alle interne oppgaver + OBS som er planlagt for i dag, uavhengig av status. Denne seksjonen har visuelle indikatorer for å vise status på tilknyttede fakturaer og journalinnlegg til den spesifikke oppgaven.
En grå knapp betyr at det mangler faktura eller journalinnlegg.
En grønn knapp betyr at faktura eller journalinnlegg er på plass.
Fakturaer:
Denne oppgavetypen opprettes automatisk av systemet, i motsetning til Interne oppgaver. Du kan dermed få raskt oversikt over generelle oppgaver knyttet til fakturaer.
Inneholder disse oppgavene:
Pågående fakturaer som ikke er tilknyttet en avtale.
Fakturaer som ikke er sendt til klienten.
Journaler:
Denne oppgavetypen opprettes automatisk av systemet, i motsetning til Interne oppgaver. Du kan dermed få raskt oversikt over generelle oppgaver knyttet til journaler.
Inneholder disse oppgavene:
Journaler uten tilknyttet avtale
Låste journaler
Journaler som mangler godkjenning.
Dokumenter:
Dokumenter som mangler godkjenning
Bookinger/Avtaler:
Denne oppgavetypen opprettes automatisk av systemet, i motsetning til Interne oppgaver. Du kan dermed få raskt oversikt over generelle oppgaver knyttet til bookinger/avtaler.
Inneholder disse oppgavene:
Tidligere avtaler som mangler journalinnlegg
Tidligere avtaler som ikke er fakturert.
Alle oppgavetypene vises i appen i en liste slik som vist nedenfor, hvor du kan folde ut hver oppgavetype ved å klikke på pilikonene ute til høyre:
Slik kommer du i gang med "Oppgaver" appen
Aktiver Appen:
Naviger til "Apper" og aktiver "Oppgaver"-appen.
Kalender:
Når appen er aktivert, gå til "Kalender"-seksjonen i brukergrensesnittet.
Sidepanel:
Klikk på pilen til høyre i kalenderen for å vise oppgavelisten.
Dette åpner sidepanelet ditt, hvor du kan finne listen over oppgaver.
Oppgaver knyttet til journalinnlegg er kun synlige dersom "Journaler"-appen er aktivert!.
Administrer og opprett oppgaver
Som utgangspunkt er det tre oppgavetyper – Fakturaer, Journaler og Avtaler – som er opprettet automatisk.
Du kan folde ut hver av disse oppgavetypene og bruke knappene under de enkelte avtalene for å utføre relevante handlinger, for eksempel å knytte avtale til journalnotat.
Du kan imidlertid også enkelt trykke på "+ Opprett ny oppgave" og dermed opprette en intern oppgave eller en OBS-oppgave selv. Her vil du kunne endre disse delene av oppgaven:
Beskrivelse
Tidsfrist (Deadline)
Ansvarlig medarbeider
Tilknyttet klient
Marker om oppgaven er viktig. Hvis dette gjøres, havner den i "OBS"-oppgavetypen i stedet for Interne oppgaver.
Når du har opprettet oppgaver som enten OBS-oppgaver eller Interne oppgaver, kan du se dem enten som Interne oppgaver eller som OBS-oppgaver, med disse kategoriene nå synlige under din "Oppgaver"-fane:
Du kan også markere Interne oppgaver eller OBS-oppgaver som fullført, hvoretter de ikke lenger vil være synlige her i oversikten.
OBS: Det kan være nødvendig å laste siden på nytt etter at du har opprettet en ny oppgave, da den ikke alltid vises umiddelbart.
Fordeler med appen
Oppgaver-appen gir flere fordeler for brukerne:
Forbedret oppgavestyring:
Oppgaver appen samler alle oppgaver et sted, slik slipper du å navigere mellom flere seksjoner for å finne ventende oppgaver.
Økt effektivitet:
Ved å automatisere opprettelse og kategorisering av oppgaver sparer appen deg tid og krefter.
Bedre oversikt:
"I dag" gir en rask oversikt over dagens avtaler og deres oppgavestatus.
OBS gir deg bedre mulighet til å organisere basert på viktigheten av de forskjellige oppgavene.